「企業に電話をする時、どう話せばいいんだろう?」

「事前に何を準備してから電話をするべき?」

など、面接が予定されている企業や応募を検討している企業への電話をしたいというとき、電話の掛け方に迷ったことはありませんか?もし電話の掛け方に自信が持てないまま掛けてしまうと、気づかぬ内に先方にネガティブな印象を与えてしまう可能性もあります。そのため、前もって事前準備をしておくことが大切です。電話を掛ける時に心がけたいポイントをまとめましたので、現在就職・転職活動をされている方はぜひ参考にしてみてください。

電話をかける際の事前準備

企業に電話をかける時は、前もって言いたいことをメモにまとめたり、スケジュール帳を用意しておくなどの準備が大切です。しっかりと準備をした上で、電話に集中できるようにしておきましょう。具体的に気をつけるべきポイントについては以下にてご紹介します。

求人の内容を確認する

電話の最中に、勤務時間や職種などについて質問をされる可能性があります。前もって求人の内容に目を通しておき、そういった質問にスムーズに回答できるようにしておきましょう。働き方については全て希望通りにいくとは限りませんが、会社内の都合が合えば考慮してくれる可能性が高いです。

相手先の会社情報を確認する

志望する企業の情報も忘れずにチェックしておきましょう。具体的には以下のポイントを押さえておくことが大切です。

  • 会社(部署)の名前
  • 採用担当者の名前
  • 電話番号
  • 営業時間

会社内で部署が分かれている場合、電話を取り次いでもらう必要があるので、部署名についてなるべく正確に把握しておくようにしましょう。もし部署ごとの電話番号が分かれば、採用を担当している部署(人事部など)へ電話を掛ければ問題ありません。

もし営業時間外に電話を掛けてしまうと、残業している人が出てくれたとしても「営業時間外に電話を掛けてくるのは失礼だ」と思われてしまうリスクがあるため、注意が必要です。

確認事項をメモしておく

頭の中で確認事項を整理していても、実際に電話を掛けてみると緊張で忘れてしまったり、企業からの質問に回答していて内容を忘れてしまう場合もあります。目に見えるようにメモしておくことで、そのようなトラブルを未然に防ぐことが可能です。

電話をかける際の注意点

実際に電話をかける際は、先方への失礼がないように注意する必要があります。もし悪気がなかったとしても、相手の受け取り方次第ではネガティブな印象を与えてしまうようなケースもあるからです。注意したいポイントについて、下記にまとめてみました。

雑音がない静かな部屋でかける

雑音がある場所で電話を掛けると、自分の声が届きづらくなったり、相手の声が聞き取りづらくなってしまう恐れがあります。電話をする場所に決まりはありませんが、お互いの声が明瞭に聞こえやすい場所の方が落ち着いて話せるのでオススメです。

相手が聞き取りやすいボリュームでハキハキ話す

相手が自分の声を聞き取りやすいよう、適切なボリュームでハキハキと話すことを心がけましょう。あまりに声が小さかったり大きかったりすると、それだけでマイナスの印象を与えてしまう可能性があります。もし自分の話し方に自信がなければ、友人や家族に「自分が電話する時の声、聞き取りやすいかな?」と質問してみるのも手の1つです。また、緊張のあまり早口になってしまうようなこともありますので、電話の前は深呼吸してみるのも良いでしょう。

時間帯に配慮する

電話をする際は、企業の営業時間内に掛けましょう。営業時間外でも、早めに出勤している人か残業している人が出てくれるかもしれませんが、非常識な人と思われてしまう恐れがあります。また、お昼の12時〜13時頃はお昼休みの時間を設けている企業が多いので、この時間帯も避けた方が無難です。

【会話例】電話のかけ方

ここからは、用件別の電話の掛け方についてご紹介します。一言一句同じ言い方をする必要はありませんが、自分で言い方を考えることが不安という方はぜひ参考にしてみてください。

応募するための電話をする場合

以下、求人に応募するための電話をする時の会話例です。

  • あなた:お忙しいところ恐れ入ります。わたくし御社の求人サイトを拝見しお電話した◯◯と申します。求人に応募したいのですが、採用のご担当者さまはいらっしゃいますか?
  • 企業:かしこまりました。担当のものと代わりますので、少々お待ちください。 
  • 企業:お電話代わりました。担当の◯◯です。
  • あなた:お忙しいところ恐れ入ります。求人を見てお電話させていただきました、◯◯と申します。求人にあるお仕事はまだ募集していますでしょうか?
  • 企業:はい、募集していますよ。
  • あなた:ありがとうございます。ぜひ面接を受けさせていただきたいのですが、宜しいでしょうか?
  • 企業:かしこまりました。面接は直近ですと◯月◯日◯時を予定していますが、ご都合はいかがでしょうか?
  • あなた:◯月◯日◯日ですね。予定が空いていますので大丈夫です。
  • 企業:では、面接は本社ビルで行いますので、到着しましたら受付で用件をお申し出ください。
  • あなた:承知しました。
  • 企業:当日は顔写真つきの履歴書をお持ちください。それでは宜しくお願いします。
  • あなた:ありがとうございます。こちらこそ宜しくお願いします。それでは失礼します。

先方から希望を聞かれない限り、面接日程については自分から日時を指定しない方が賢明です。理由としては、企業の担当者も日々忙しい中で面接時間を調整しているからです。もちろん応募する側にも都合はありますが、採用される立場として、先方が設定している日程に合わせる方が無難でしょう。

面接日程の変更をお願いする場合

以下、面接日程の変更をお願いする時の会話例です。

  • あなた:お忙しいところ恐れ入ります。私、◯月◯日◯時に面接に伺う予定の◯◯と申します。採用面接のご担当者様はいらっしゃいますか?
  • 企業:かしこまりました。担当のものと代わりますので、少々お待ちください。
  • 企業:お電話代わりました。担当の◯◯です。
  • あなた:お世話になっております。◯月◯日◯時に面接に伺う予定の◯◯と申します。実は都合が悪くなり、面接に伺うことができなくなってしまいました。大変申し訳ございませんが、面接の日程を変更していただけないでしょうか?
  • 企業:かしこまりました。それでは◯月◯日◯時はいかがでしょうか?
  • あなた:調整いただきありがとうございます。◯月◯日◯時ですね。問題ございません。
  • 企業:かしこまりました。それでは宜しくお願いします。
  • あなた:お忙しいところご迷惑をお掛けしてしまい申し訳ございません。当日は宜しくお願いします。それでは失礼します。

日程変更の理由を事細かく伝える必要はありませんが、企業も忙しい中予定を調整しているので、謙虚な気持ちをもって伝えるようにしましょう。

面接を辞退する場合

他の企業への就職が決まるなどといった事情で、面接を辞退するようなケースもあります。以下、面接を辞退する場合の会話例です。

  • あなた:お忙しいところ恐れ入ります。◯月◯日の◯時に面接のお約束をさせていただいている◯◯と申します。採用担当の◯◯様は今お手すきでしょうか?
  • 企業:かしこまりました。少々お待ち下さい。
  • 企業:お電話代わりました。担当の◯◯です。
  • あなた:お世話になっております。◯月◯日の◯時に面接に伺う予定の◯◯と申します。大変申し訳ありませんが、今回の面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
  • 企業:かしこまりました。差し支えなければ、理由を教えてもらえますでしょうか?
  • あなた:先日、別の志望企業様より内々定をいただき、そちらの道へ進みたいと考えているからです。
  • 企業:そうなんですね。弊社としては残念ですが、おめでとうございます。
  • あなた:ありがとうございます。ここまで丁寧にご対応いただき、とても感謝しております。企業:いえいえ。◯◯さんのこれからを応援していますね。
  • あなた:ありがとうございます。それでは失礼します。

あくまでこちらの都合による辞退なので、一方的に辞退する旨を伝えて終わるのではなく、選考をしてくれたことに対して感謝の気持ちを添えて伝えることが大切です。内定を辞退する場合は理由を聞かれることもあるので、その時は正直に答えるようにしましょう。

内定を承諾する場合

以下、内定を承諾する場合の会話例です。

  • あなた:お忙しいところ恐れ入ります。私、御社より内定のご連絡をいただきました◯◯と申します。人事部の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか?
  • 企業:かしこまりました。少々お待ち下さい。
  • 企業:お電話替わりました。◯◯です。
  • あなた:お世話になっております。◯◯です。この度は内定をいただきありがとうございます。御社からの内定をお受けさせていただきたく、お電話いたしました。
  • 企業:ありがとうございます。
  • あなた:入社後は、少しでも早く御社に貢献できるよう精進して参りますので、これから宜しくお願いいたします。
  • 企業:こちらこそ、どうぞ宜しくお願いします。
  • あなた:ご送付いただきました書類につきましては、◯月◯日までに郵送させていただきます。
  • 企業:ありがとうございます。宜しくお願いします。
  • あなた:お忙しいところお時間をいただき、ありがとうございました。それでは失礼いたします。
  • 企業:失礼します。

内定を貰った後も油断せず、丁寧な言葉遣いを心がけることが大切です。もし内定のタイミングで入社手続きに必要な書類が送付されていた場合、◯月◯日までに対応しますという旨を伝えましょう。もし分からないことがあればこの時に質問できるよう、事前に書類の中身を確認しておくのがオススメです。

留守電に繋がった場合の対処方法

企業に電話した際に担当者が近くに居らず、留守電サービスに繋がる場合もあります。その時は電話をそのまま切ってしまうのではなく、メッセージを残すようにしましょう。挨拶をしてから自分の名前と用件を伝え、改めて電話をする旨を伝えるのが一般的です。メッセージの一例を以下でご紹介します。

お忙しいところ失礼いたします。私、◯◯と申します。御社への面接を志望したくお電話させていただきました。◯時頃に改めてお電話いたしますので、どうぞ宜しくお願いいたします。それでは失礼いたします。

留守電へメッセージを残す際も、声が聞き取りやすいようにハキハキと話すことが大切です。事前に話す内容をメモしておけば、留守電に繋がったときも焦らずに対処することができるでしょう。

まとめ

企業への電話を掛ける際に注意したいポイントについてお伝えしました。電話をする時はドキドキするかもしれませんが、事前に内容をまとめておくことで緊張を和らげることができます。少しでも不安に感じる部分があればぜひ参考にしてみてください。

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