工場求人サイトジョブハウスから求人にご応募する時や、面接結果の連絡時など企業さんと電話をする機会が多くあります。

その時に相手の方に不快に思われないような電話マナーをここからは紹介していきます。



電話をする時の準備


用意するもの

・筆記用具、メモ帳

企業さんと電話をする時は、必ずメモを取るようにしてください。重要なことを伝えられ覚えているつもりでも、電話が終わった時に思い出せないことがあるかもしれません。

メモを取ることで聞き漏れも防ぐことができるので、準備しておきましょう。


・質問リスト

応募する求人を決めたけれども、気になることが書いていないな…ということありませんか?

そのようなときは、電話をする前に気になる点を整理しておくことをおすすめします。

電話をし始めると、流れに任せて話が進んでいってしまうので、聞きたいことを忘れないように文字に起こしておいた方がいいかもしれません。


準備しておくこと

・スケジュール把握

求人に応募の電話をかける時、そのまま面接の日程調整をすることがあります。そのため直近1~2週間で都合のいい日をあらかじめ確認しておくことが必要です。

予定のない日時を複数挙げておき、お互いの都合のいい日を決めましょう。


・環境

電話をする時は電波がいい静かな環境を心がけましょう。求人に応募をする時、必要な情報を聞くことがありますが、周りの音で聞き取れない場合があります。

例えばメールアドレスを口頭で伝える時、「D(ディー)」と「T(ティー)」が聞き分けることが難しいなどです。ここで間違った情報を登録されてしまうと、後日連絡が来ない恐れなどあります。

是非電話をする環境を整えて落ち着いて連絡しましょう。


・気持ち

電話越しではあなたの表情を読み取ることができません。そのため電話をする時、声が印象に大きく影響を与えます。元気よくハキハキと電話をすることを心がけましょう。



架電

企業さんと話を進めていくにあたって、電話をかけることがあります。その際にきちんとした電話対応ができれば、企業さんにいい印象を持ってもらえるかもしれません。

そのためここからは具体例などを見ながら架電のマナーを見ていきます。


電話のかけ方

・導入

例)

あなた:お忙しいところ恐れ入ります。私△△の求人を拝見してお電話させていただきました、〇〇です。採用担当の方いらっしゃいますか?

受付担当者:ありがとうございます。少々お待ちください。


ここではスムーズにやり取りを進めるために、どのような用件で電話をしたのかを簡潔に伝えましょう。


・応募のやり取り

例)

あなた:△△の〇〇という求人に応募したいのですが、まだ募集していますでしょうか?

求人担当者:はい、大丈夫ですよ。

あなた:では応募をよろしくお願いします。


ここではどの求人を見ているかを伝え、まだ募集しているかどうかの確認をしましょう。

応募に必要な情報を伝えた後、面接の日程調整をする可能性があります。あらかじめスケジュールの都合がいい日を確認しておきましょう。

また予定が入ってしまっている場合は空いている日を提示し、日程の調整を試みましょう。


・面接の日程調整

例)

求人担当者:〇月〇日の〇時~はご都合いかがでしょうか?

あなた:大変申し訳ありませんが、その日は予定がありお伺いすることができません。〇月〇日であればお伺いすることできるのですが、ご都合付きますか?


面接の日程が決まったら、間違いがないことを確認しましょう。また電話を切る時まで気を抜かずマナーに気を付けましょう。


・日程確認の復唱

例)

あなた:では〇月〇日の〇時にお伺いいたします。よろしくお願いいたします。

求人担当者:かしこまりました。当日お会いできることを楽しみにしております。それでは失礼します。

あなた:ありがとうございます。失礼いたします。



受電

面接結果などを電話で受けることがあります。その際の電話マナーや聞いておいた方がいい点などを紹介していきます。


面接結果の連絡


例)

求人担当者:恐れ入ります。私、〇〇会社採用担当の〇〇と申します。〇〇様のお電話番号でお間違いないですか?

あなた:はい、そうです。

求人担当者:ありがとうございます。今回は面接結果に関してご連絡差し上げました。ただ今お時間大丈夫ですか?

あなた:はい、大丈夫です。

求人担当者:ありがとうございます。厳正なる審査の結果、〇〇様を採用することになりました。……


採用が決まった電話があった場合は、まず感謝の思いを伝えましょう。そのうえで、初出社に関する日時・持ち物・服装など、気になる点があればこの時に確認しておきましょう。



最後に

最後までお読みいただきありがとうございました。

電話はあなたの印象を大きく左右します。ぜひ電話マナーに気を付けて連絡しましょう!


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